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個人事業主必見!『freeサイン』が便利すぎ!!

サイドビジネス

こんにちは。 wakuworks”ワクワクする”blog へお越しいただきありがとうございます。
今回ご紹介するのは『freeサイン』です!freeサイン?と思った方もいるかもしれませんが、このロゴを見てピンと来ませんか!?

CMで1度は目にしたことがある方も多いはず。⇧はいわゆるクラウド型の会計ソフトになりますが、『freeサイン』は契約書の他、様々な文書をデジタル化することで、作成から管理に至るまでの業務を簡素化する事が出来ます。私は税務等のプロフェッショナルではありませんが、そんなオーナーこそ、とても頼りになるサービスになっていると感じました。

『freeサイン』を薦める理由!

早速ですが、なぜ私がfreeサインを薦めるか?兼業個人事業主2年目の私が言うのも説得力に欠けるかもしれませんが、何年も十数年も個人事業主をされている先輩方でも、実務作業以外(私なら作品作りや撮影、セラピーなどの実務の事)の書類作業(帳簿や契約書等の事業を行う上で必要な業務など)を手書きまたは自作で行なっている方も多いはず!?と思っています。これらの作業って意外と時間がかかるものなんですよね!?(会社員の場合は事務の方がその辺はやってくれるのですが・・・)
『freeサイン』ではそのわずらわしかった契約書の作成や管理はもちろん、承認や締結をクラウド上で完結することができます。また、チャット機能を使用して問い合わせを行うことも可能です。

※この記事には一部PRが含まれます

『Freeサイン』の機能がすごい

1.契約書や請求書のテンプレートが豊富!

個人事業主として活動している方、フリーになって初めて「あの書類はどうしたら良いんだろう?」なんて経験ありませんか?
「私はインターネットで検索したから大丈夫」特に心配なのが契約書や請求書などの重要書類。
それって実は危険なの知ってましたか?

例えば・・・

Google。それらの検索エンジンを使って『契約書 作り方』などと検索する人も多いのではないでしょうか?
Googleなどの検索エンジンは「検索者に対して関連性が高いのは、どのページか」を判断することには長けています。しかし、「その情報が正しいのか正しくないのか」ということを判断するのはなかなか難しく、必ずしも正しさを保証するものではないのです。
安易に検索結果からリンクされているWebサイトの情報が正しいと判断して、大事な契約書などを作ると後々、契約書としての効果がなかった・・・なんて事もあるかもしれませんよ!!

その点、『freeサイン』なら弁護士監修のテンプレートが35種類もあり、利用者に合ったテンプレートが見つかる事でしょう!

2.電子契約!そして、いつもの印鑑が使える!

電子契約では印鑑はどうするの?と心配している方も多いはず!?『freeサイン』なら普段使用していた印鑑を登録することで、いつもと同じ印鑑を使用することができます。もちろん、印影データをお持ちでない方はお好みの印影を作成することが可能です!

電子契約の中心ともいえる締結機能。『freeeサイン』では、時刻認証事業者(TSA)によるタイムスタンプが付与され、改ざんがないことを確実に証明することができます。更に、重要な契約書には送信時に選択1つで電子署名(立会人型/事業者型)を利用することも可能です。締結時に関連ファイルを確認する事も可能です!

3.オンライン化で手間とコストをカット!

オンライン送付をすれば、印刷・封入・郵送といった作業の手間いらず!
また、オンライン契約では印紙が不要になるのので、印紙代としてかかっていたコストも不要となります。
しかし、まだ電子化していない方にとっては本当に大丈夫か?と心配している方もいらっしゃると思います。注意をすることとしては・・・

法律上、全ての書面が電子締結を認められているわけではありません。任意後見契約書や訪問販売等で交付する書面など(2022/06現在)は電子締結が認められていませんので注意が必要です。
また、相手方が電子契約に消極的な場合、自社の判断だけでは電子契約を締結できない、という場合があります。

特に法律上認められていない書面については注意が必要ですが、心配だからこそ『freeサイン』のようなサービスを使用することで確認可能になります。(よくある質問やオンライン相談で確認可能。一部法律的な相談は返答不可能な内容もあるようです)

4.契約書の管理をスマートに!

契約書などの重要書類の管理って大変ですよね!?しまって置くだけならまだしも、いざ探さなきゃいけないとなると量が多い事業所ほど大変であることは間違い無いですよね(汗)

『freeサイン』なら・・・

・有効期限管理、リマインダー機能(契約書ごとに設定可能、通知も可能)
・フォルダー作成
・グループ管理(承認ルートのテンプレート化や閲覧設定などが可能)
・フリーワード検索(タイトルや内容で検索可能)
・契約書一覧ダウンロード(ファイル名、入力項目などを一覧化してダウンロード可能)
・PDFアップロード
・関連ファイルアップロード(様々な関連ファイルを契約書に紐付けアップロード可能)
・契約書ステータス管理(作成中、確認待ちなど現状把握がスムーズに可能)
・検索項目の設定(独自タグを設定して検索可能)

5.強固なセキュリティ!!

オンラインと聞いて心配するのがやはり、セキュリティですよね!?
『freeサイン』では・・・

【アクセス制限】
機密情報も扱う文書だから、不正な情報へのアクセスを防ぐために多重の予防措置を実装しています。

【データの暗号化】
freeeサインとの通信情報もサーバーに保存された文書も暗号化されています。万が一不正に取得されたとしても第三者に解読される心配はありません。

【サーバー、その他】
他にも様々なセキュリティ対策を実施しています。契約業務を安心・安全に行うことができます。

・URLトークン(文書のURLには、都度生成される独自の複雑な文字列が付きます)
・送信パスワード設定(パスワードを設定し、アクセス制限をかける事も可能)
・IPアドレス制限(利用を自社ネットワーク限定にする事も可能)
・二要素認証(SMS/電話/認証アプリでの認証を追加することが可能)
・ソーシャルログイン(Googleアカウントでのログインも可能)
・ファイル暗号化(保存データはAWS Key Management Service (KMS) の共通鍵暗号の仕組みを使い全て暗号化)
・通信暗号化(全て SSL/TLS(256bit)の暗号化を施されやり取りされています。現在のコンピュータ性能では現実的に解読不可能な暗号化レベルなので、安心して利用が可能)
・電子署名(契約締結を強固に証明する電子署名が利用可能。「立会人型(事業者型)」の電子署名を採用し、長期署名規格(PAdES)に対応した長期署名も付与されます)
・タイムスタンプ(データの改ざん有無を強力に証明することが可能)
・セキュリティ診断(外部のセキュリティ機関による様々な診断を受けており、外部からの攻撃に対し堅牢なシステムを構築しているので安心)
・データバックアップ(毎日データバックアップを実施し保管。また、複数のデータセンターに冗長化して保存されています。万が一データが破壊された場合も、バックアップから安全にデータを復旧することが可能)
・サーバー(Googleドライブ、Googleドキュメント、AWSを採用。世界で広く信頼性を獲得しているサーバーを利用し、堅牢で高いサービス稼働率を担保)

6.気になる料金は?

やはり、気になるのは料金ですよね?様々な事業体系に合わせたプランが用意されており、事業所ごとに合ったプランを選択することが可能です。

それでもやっぱりまだ不安だなぁ・・・と言う方には、嬉しい無料プランもあります。当然、機能や期間に制限はありますが百聞は一見にしかず、まずは使い心地を試してみてはいかがでしょうか?

まとめ

いかがでしたでしょうか?まだまだ苦手意識のある方。金額的に節約したいな。などそれぞれ色々な思いがあると思います。少し話は変わりますが、2年の猶予期間が設けられたとは言っても『改正電子帳簿保存法』確実に時代の流れは電子化しています。今回の『freeサイン』を通して、事業を少しずつ電子化して行ってみてはいかがでしょうか?

おまけ

その他にもfreeでは、クラウド会計サービスをはじめ、人事労務サービス、これから起業したいと思っている方に強い味方の設立用サービスなどもあります。是非この機会に検討してみてはいかがでしょうか?

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